【例文あり】採用連絡のマナーやタイミング｜応募者に響くメールや連絡方法とは

企業が採用活動を行っていく中での重要なステップの一つに「採用連絡」があります。
面接案内・内定通知・不採用通知など、採用活動における各段階の連絡は、求職者・応募者に対して企業イメージ・印象を決定づけるものであると同時に、その後の採用プロセスにも大きな影響を与えます。

この記事では、採用連絡の基本的なマナーや効果的な方法、メール等で使える具体的な例文をご紹介。求職者に好印象を与え、スムーズに採用活動を進めるためのポイントも詳しく解説します。

採用連絡は単なるお知らせというだけでなく、応募者とのコミュニケーションおよび関係構築の第一歩として非常に重要な役割を果たし、特に下記の2点に対しては、大きな影響を与えるものだと言えます。

• 企業イメージ
• 求職者・応募者の決断

まずはこちらについて解説します。

連絡する時間や手法、伝え方等によって、応募者の企業に対するイメージは大きく変わります。
例えば、遅い時間の電話や相手の気持ちに配慮が足りない連絡方法・伝え方は、企業としての悪い印象に繋がり、ネガティブな評判が広がる可能性もあります。
採用活動の面でもそれ以外の面でも、企業イメージを守るため、適切な採用連絡をする必要があると言えます。

採用選考において、応募者が次のステップに進むかどうか、内定を承諾するかどうか、その決断の際に採用連絡が鍵を握る場合もあります。
今や求職者は複数の企業の選考を同時に受けているということがほとんどです。
採用連絡のスピードや手法・伝え方によって、迷っている応募者の決断を後押しし、自社への入社に繋げることも可能です。

採用連絡は人材採用の選考プロセスにおいて、応募者への連絡は非常に重要な位置を占めています。
もちろん、ただ連絡をすればいいというわけではなく、下記のような点に気を付ける必要があります。

• 採用連絡をする適切なタイミング
• 採用連絡の方法
• 基本的なマナー

それぞれの注意点について詳しく解説していきます。

採用連絡はそのタイミングが非常に重要です。

＜連絡のスピード＞
各段階での結果連絡等は全て3日～1週間以内を目安に、できるだけ早く行いましょう。
スピーディな連絡は、優秀な人材・入社してほしい人材が他社に流れるリスクを低減させるとともに、誠意や歓迎する姿勢のアピールにもなります。
逆に、応募者を長い時間待たせることは、不安や不信感にも繋がりますので注意が必要です。

＜連絡の時間＞
電話での連絡は、午前中にするといいでしょう。
午前中であれば、次のステップへの予定の調整、電話が繋がらなかった際のかけ直しや折り返しも、当日中に余裕を持って行えます。
ただし、在職中の応募者への連絡は、お昼休みや終業後の時間にするなど、時には配慮も必要です。

メールでの連絡は、基本的に時間を気にする必要はありませんが、自社の定時外の送信は、残業や早出のイメージにも繋がるので、できるだけ避けた方がいいでしょう。

連絡の方法は電話とメールをうまく使い分けましょう。

＜電話＞
採用連絡として最も直接的な方法が電話です。
主に採用決定・内定の際は、入社意思の確認や今後一緒に働く仲間とのコミュニケーションという意味も含め、電話連絡が効果的と言えます。

＜メール＞
メールは、送信者・受信者ともに時間を気にすることなく使えるのが大きなメリットであり、言うまでもなく現代で主要な連絡方法の一つです。
採用活動においても、連絡はほぼメールという流れは既にスタンダードとなっており、特に不採用の際の連絡は電話よりもメールの方がよいでしょう。

また、メールはURLや書類添付など、応募者と共有したい事項も簡単に送る事ができますし、ケースに応じたテンプレートを用意しておけば、業務効率化も図れます。
ただし、感情や細かいニュアンスを伝えるのが難しい面もあるため、特に不採用の際の文面や言い回しには、細心の注意が必要です。

メールでも電話でも、採用連絡におけるマナーを守ることは、自社の印象を良くし、求職者・応募者がスムーズに気持ち良く選考を進める手助けになります。

• 社名と採用担当者名は確実に伝える
  …「●●株式会社、採用担当の□□です。」など
• 応募や面接のお礼を伝える
  …「先日は面接にお越しいただきありがとうございました。」など
• 時間を取る了承を得る(電話の場合)
  …「今、●分程お時間いただいてもよろしいでしょうか？」など
• 送信前にダブルチェックを行う(メールの場合)
  …内容、誤字・脱字、送信先の宛先に間違いがないか、など

応募者へメールで連絡・案内を送る場合は、伝えるべき事柄を漏れなく記載する必要があります。
さらには、メールの文面は書き方ひとつで受け手の感じ方が変わり、企業イメージにも直結するので、細心の注意が必要です。
応募者との適切なコミュニケーションのため、下記の例文を参考にしてみてください。

• 面接案内メールの例文
• 内定通知メールの例文(新卒採用・中途採用・アルバイト採用)
• 不採用通知メールの例文

採用活動は、全てがスムーズに進むとは限りません。想定外・イレギュラーな事態の発生、それに伴うトラブルや失敗もあるでしょう。
もちろんそれは、採用における連絡の際も例外ではありません。
こちらでは想定される下記のトラブル・失敗を例に挙げ、その対策をご紹介します。

• 連絡が遅れる場合の対処法
• 誤字・脱字や情報漏れの防止策
• 無機質な連絡を避ける工夫

いざという時に慌てない、大きなトラブルに発展させないための参考として、ご覧ください。

求職者・応募者への連絡は、基本的に3日～1週間が目安と先述しましたが、そうもいかない場合もあるはずです。
採用候補者が複数人いて悩んでいたり、会社の長期休み等、選考・連絡に遅れが生じるようであれば、「選考が遅れている」事実を、事前もしくはタイミングを見て、正直に伝えましょう。

正しくないメールを送ることは、求職者・応募者の不信感に繋がります。
マナーの項でも先述しましたが、メールを送る前にはダブルチェックを実施しましょう。
特に宛先間違い・誤送信は個人情報の観点からも問題になる可能性があるので注意が必要です。

• 誤字・脱字はないか
• 送信先のアドレスはあっているか
• 伝えるべき情報は全て入っているか

を重点的にチェックしましょう。

必要事項を伝えることが目的とは言え、採用連絡のメールがあまりにも無機質だと、固い会社・冷たい会社というイメージを持たれてしまう可能性があります。

• 応募や面接のお礼
• 面接で印象に残っている話
• 面接で会えることや一緒に働けることが楽しみである旨
• 採用決定に至った理由

などを書き添えることで、柔らかく砕けた印象を与え、応募者との距離を少し縮めてみましょう。

求職者・応募者の心情に寄り添う意味でも、効率化や生産性という意味でも、採用連絡が円滑に進むに越したことはありません。
ここでは、工数を削減しながらスムーズなやりとりを実現する下記2つのツール・手法をご紹介します。

• 採用管理システム(ATS)の活用
• テンプレートの活用

参考にしてみてください。

現在、ＤＸ化の広がりにより、多くの企業が「採用管理システム(ATS)」を導入しています。ATSでは、採用に関わる多くの業務・情報を一元管理でき、応募者への採用連絡も可能です。

自動通知・文面のフォーマット・一斉送信etc…その他自社に合わせて様々なカスタマイズができるため、応募者が多い際でも、連絡漏れ・ミス・トラブルの防止にも役立ちます。
※各ATSのシステムや契約内容で機能は異なります。

コピー＆ペーストできるメールテンプレートを用意しておくのもいいでしょう。
この記事内で紹介している例文以外にも、自社の色に合わせてカスタマイズし、ケースごとに使い分けることで、よりスピーディな対応が可能となります。

採用連絡は求職者・応募者との最初の接点であり、企業の印象を決定づける意味でも重要な位置を占めます。
丁寧で迅速かつ適切なタイミング・方法での連絡は、求職者・応募者の信頼となり、優秀な人材の獲得はもちろん、企業イメージの向上にも繋がります。
スムーズな採用活動の実現のためにも、ぜひここで紹介した内容を参考にしてみてください。