【例文付き】不採用通知の書き方と送り方｜採用担当者が知っておくべきポイント

人材採用において、「不採用通知」は応募者に結果を伝える重要な役割を担います。
だからこそ、その内容や伝え方に悩む人事・採用担当者も多いのではないでしょうか。応募者が受け取る不採用通知は、企業のイメージにも影響を与えるため、適切な対応が求められます。

本記事では、不採用通知の作成、送付について知っておくべき以下の内容について解説します。

• 不採用通知の作成・送付のポイント
• 書く・送る際の注意点
• 不採用通知の基本構成
• ケースごとに使える例文

採用担当者であればご存知かと思いますが、ポイントを押さえ、応募者に対して配慮ある対応を心がけましょう。

不採用通知を作成・送信する際、基本事項として以下3つのポイントを頭に入れておくと良いでしょう。

• 不採用通知の必要性
• 不採用通知の連絡方法
• 不採用通知を送るタイミング

それでは、ひとつずつ解説していきます。

不採用だからと言って選考・面接の後に連絡をしない、一言二言のメールで済ませてしまうなど、応募者に対してずさんな対応をするとどうなるでしょうか？
例えば、不採用となった方が将来的に顧客となったり、御社の他の職種への応募を検討するなど、何かのきっかけで再度関わる可能性はゼロではありません。
また、直接関わることがなくとも、御社の対応について誰かに話したり、SNS等に投稿する可能性もあるでしょう。

これらを想定し、例え不採用であっても、応募者に寄り添った丁寧な不採用通知を送ることが必要です。
そうすることで、企業イメージのダウンを防ぐことはもちろん、「誠意ある対応をしてくれる企業だ」という、プラスのイメージを持ってもらうことにも繋がります。

不採用通知は基本的にはメールで問題ないでしょう。
工数少なく応募者にすぐ届く上、双方のデバイスに文章として記録に残るので、行き違いを防ぐこともできます。

応募書類やポートフォリオの返却が伴う場合は、不採用通知を同封し郵送しましょう。
封筒には「親展」を明記し、プライバシーの観点から封筒外側への「不採用通知在中」「選考結果在中」等の記載は控えます。

もちろん、メール・郵送ともに、アドレスや宛先を間違えないようしっかりチェックしましょう。

応募者の多くは、選考結果を早く知りたいものです。
特に複数社同時に選考を受けている人にとっては、合否が今後のスケジュールにも関係してきます。
そして何より応募者を長い時間待たせることは、企業への不信感にも繋がります。

従って、不採用通知は、書類選考では応募後3日以内、面接後は3日～1週間以内を目安に、早いタイミングで送るのが良いでしょう。ただし、応募後数時間や面接直後のあまりにも早すぎる通知は、「真剣に選考されていないのではないか」という印象を持たれる可能性もあるので、注意が必要です。
また、メールの場合であっても、あまりにも遅い時間帯の送信は心象が良くないので、定時内の時間帯で送信を心がけましょう。

不採用通知についての基本ポイントをご紹介したところで、次はもう少し踏み込んだ注意点を見ていきましょう。
不採用通知を作成し、送付する際に注意するのは主に以下の3点となります。

• 丁寧な言葉遣いを心がける
• わかりやすく簡潔に書く
• 応募者への配慮を欠かさない

各注意点についてひとつずつ解説していきます。

不採用通知において大切なのは、応募・選考に真摯に向き合い、真剣に考えたという姿勢を伝えること。
良くない知らせであるからこそ、相手がこれを読んだ時にどう思うかを想像し、丁寧な言葉遣い・文章を意識しましょう。

例えば、「残念ながら」「お力添えいただき誠にありがとうございました」といった表現を使用することで、応募者への感謝の気持ちと丁寧さを伝えることができます。希望に沿えなかったことを詫びる一言を添える、熟考の末の結果であったことを伝えるなど、「そこまで丁寧にするか」というくらい丁寧な方がちょうどいいと言えます。

伝えたい情報を簡潔に、わかりやすく書きましょう。
長々と理由を述べるよりも、端的に伝えることで、受け取った側もすぐに次の一歩を踏み出すことができます。
具体的には、「この度はご応募ありがとうございました。誠に残念ながら、今回はご期待に添えない結果となりました。」というようにシンプルに伝えることで、相手に分かりやすく伝わります。

具体的な構成は後述しますが、各項目2～3行程度にまとめると、読みやすく理解しやすい文章になります。
書いた後に、第三者にも読んでもらい、重複表現やくどくなっていないかをチェックしてもらうのもおすすめです。

そして最も大切とも言えるのが、応募者の心情への配慮です。
応募者も時間と労力をかけて応募しているため、誠実で丁寧な対応が求められます。

不採用であることの謝意を伝えた上で、「不採用」という直接的な書き方は避け、「ご期待に添いかねる結果となりました」など、やんわりとした表現を用います。
不採用による心理的負担ができるだけ和らぐような言葉を選ぶことが大切だと言えます。

不採用通知を書く際、どのような構成にすればいいのか？
ポイントとなるのは以下の5つ。
基本的な構成と書き方に従うことで、応募者に対して適切な対応を心掛けましょう。
明確な構成に従うことで、誤解を招くことなく、誠意をもって情報を伝えることが可能になります。

①件名

メールの場合、件名の書き方にも気を配りましょう。
応募者の受信フォルダ内で埋もれないよう、件名は「採用選考に関すること」であるのがひと目でわかるものにします。
また、複数社同時に選考を受けていることも想定し、どこから送られてきたのかすぐ判断できるよう、社名も記載すると良いでしょう。

②あいさつ・感謝

本文の導入として、まずはあいさつ文から始めます。
応募に対する感謝、面接に足を運んでもらえたことへの感謝などを織り交ぜるといいでしょう。
書面・手紙で通知する場合は、「拝啓」「敬具」など、頭語と結語も記載します。
尚、不採用通知においては、時候の挨拶は不要です。

③選考結果

次に、本題である選考結果として、不採用である旨を伝えます。
先述したように、直接的に「不採用」と記載しない表現を選び期待に添えなかったことに対する謝意も添えます。

尚、企業側に不採用の理由を伝える義務はないので、あえてその点に言及する必要はありません。
もし応募者より不採用の理由を問われた場合は、「採用枠に対し多数応募があった」「お互いの志向性に相違があった」「自社の求める経験・スキルと異なった」などと伝えると良いでしょう。

④応募書類・個人情報の取り扱い

履歴書や職務経歴書など、応募者から受け取った書類には個人情報が多数含まれています。
それらを今後どう扱うのか、対応方法について明記しましょう。
返却するのか、自社で責任を持って破棄するのかなど、あらかじめ社内で決めておくとスムーズです。

⑤結びの言葉

最後に、まとめ・結びの言葉として応募者の今後を気遣う言葉で締めるといいでしょう。

このように不採用通知においても、明確で丁寧なコミュニケーションを心がけ、構成に従って書くことが重要です。適切な通知を行うことで、企業としての誠実さと配慮が伝わります。

ここまで解説してきた内容を踏まえて、具体的な例文を紹介していきます。
実際に不採用通知のメールを送る際、テンプレートとして活用してみてください。

不採用通知は、採用プロセスの一部として応募者に結果を伝える重要な役割を果たします。たとえ不採用であっても応募者に寄り添い、誠意を感じてもらうことが大切です。
しかし、送る頻度や通数が多くなると、心身ともに負担がかかり「作業化」してしまいがちなのもまた事実でしょう。そのような時は、今回ご紹介した例文・テンプレートを活用してみてはいかがでしょうか。
採用担当者として、適切な不採用通知の書き方と送り方を実践し、スムーズな採用活動を心がけましょう。

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