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新入社員の入社は、組織にとって新たな成長の機会です。しかし、せっかく入社した社員も業務に慣れず、職場に馴染めないまま離職してしまうケースが少なくありません。そこで重要となるのが「オンボーディング」です。
オンボーディングとは、新入社員がスムーズに業務をスタートし、組織の一員として活躍できるようサポートする一連の取り組みのこと。
しかし、
「具体的に何をすればいいのか?」
「本当に効果があるのか?」
と、疑問や不安を感じている人事・採用担当者の方もいるのではないでしょうか。
この記事では、オンボーディングの基礎知識から実施するメリット、具体的な進め方まで、人事担当者の皆様が知っておくべき情報をわかりやすく解説します。
オンボーディングは、新入社員の早期戦力化、定着率向上だけでなく、組織全体の成長にもつながる重要な取り組みです。ぜひ、この記事を参考に、自社でのオンボーディング導入を検討してみてください。
目次
オンボーディング(On-Boarding)とは、新入社員が仕事や組織にいち早く馴染み、順応するために行われる取り組みのことです。
「On-Boarding」という言葉には、もともと「乗り物に乗っている」「組織に属している」などの意味がありますが、ビジネスにおいては会社や組織に新しく加わった人材が、組織へ定着しやすくするための取り組みという意味で使われます。
オンボーディングとは、新入社員の入社手続きや研修にとどまらず、会社の方針や文化、チームの雰囲気を理解してもらい、自身の役割を明確に認識し、安心して業務を進められるよう、組織全体でサポートする取り組みを指します。
また、オンボーディングでは、新入社員を「受け入れる」だけでなく、「育てる」視点が重要です。入社後の不安を解消し、組織への帰属意識を高めることで、新入社員のポテンシャルを最大限に引き出します。その結果、早期離職を防ぎ、長期的な活躍につなげることが可能となります。
オンボーディングとよく似た人事用語として、OJT(On the Job Training)というものがあります。
オンボーディングとOJTはどちらも新入社員に対して行うものですが、目的や実施する内容が以下のように異なります。
オンボーディング | OJT | |
---|---|---|
目的 | ・即戦力化 ・組織への定着 ・公平な人材育成 |
・業務上必要な知識やスキルの習得 |
実施する内容 | ・ビジネスマナーや社内ルールに関する研修 ・企業理念・文化や事業理解に関する研修 ・基本スキルに関する研修 ・人事面談 |
・実地研修 ・現場レベルのスキル習得を目指した研修 |
実施期間 | ・入社後~半年程度 | ・入社後3ヵ月~1年程度 |
担当者 | ・人事担当者 ・配属先の上司・教育担当 |
・配属先の上司・教育担当 |
どちらも新入社員を教育するという点では似ていますが、具体的な目的や実施する担当者、期間などが異なることを覚えておきましょう。
ここからは、オンボーディングを実施する目的を3つ紹介します。
「そもそもオンボーディングは必要?」と悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
オンボーディングの1つ目の目的は、新入社員の早期戦力化です。
せっかく高いスキルを持っている人材が入社してきても、社内ルールを把握したり、人間関係の構築に時間がかかったりしていては、力を発揮することができません。
新入社員にとって入社直後は慣れないことも多いため、オンボーディングによって基本的な部分をサポートすることで、いち早く戦力となってもらえるでしょう。
オンボーディングの2つ目の目的は、仕事内容や人間関係のミスマッチを防ぐことです。
ある企業が行った調査によると、入社後間もない離職理由として最も多かったのは、「思っていた仕事内容ではなかった」、次いで「上司や同僚、部下との人間関係がうまくいかなかった」であったことがわかっています。
しかし、これらの根本的な原因は上司と部下のコミュニケーションが不足していたり、同僚・部下との接点が少なかったりしただけ、というケースもあります。
オンボーディングでは、人事面談や社員とのランチなどを通じ、これらのミスマッチを防ぐことが可能です。
オンボーディングの3つ目の目的は、公平な人材育成を行うことです。
一般的に、新しい社員が入社するとしばらくの間は上司や先輩が教育担当として付き、サポートを受けながら業務に慣れていくことになります。
しかし、教育担当者によって教育の方法や内容が異なると「A部署の新入社員はここまでできるのに、B部署の新入社員はここまでしかできない」というように、基本的なスキルにおいて差が生まれてしまうケースがあります。
その点、オンボーディングによって教育内容をある程度体系化することで、入社後のスキルに差が生まれるのを防ぐことが可能です。
ここからは、オンボーディングを実施するメリットとして、以下4つを紹介します。
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
オンボーディングを実施する1つ目のメリットは、社員の定着率の向上です。
新入社員にとって、慣れない環境で仕事や組織に順応するのはとても負担がかかります。
せっかく採用した優秀な人材であっても、うまく馴染めないと早期離職につながる可能性があります。新入社員が早期離職してしまうと、採用にかかったコストや労力が無駄になってしまいます。
しかし、オンボーディングをしっかり行うことで、新入社員が業務や組織にスムーズに適応しやすくなり、会社に定着してもらえるようになります。これにより早期離職を防止し、結果的に採用コストの削減にもつながるのです。
オンボーディングを実施する2つ目のメリットは、生産性や効率性の向上につながることです。
新入社員がオンボーディングによって早期に即戦力として活躍できるようになれば、チームや部署全体の生産性が向上し、新たな施策にも積極的に取り組めるようになります。
また、オンボーディングの教育内容が体系化されている場合、教育担当者の負担が軽減され、自身の業務に集中できる時間が増えるため、組織全体の効率化にもつながります。
オンボーディングを実施する3つ目のメリットは、新入社員だけでなく既存社員の人材育成にも活用できる点です。
オンボーディングでは、新入社員が即戦力となるために必要な要素を現場の社員と共に考え、計画を立てていきます。このプロセスを通じて、人材育成における重要なポイントが明確になります。
さらに、オンボーディング中に実施される人事面談では、新入社員から具体的な課題や不足している部分について直接ヒアリングすることがあります。これにより組織全体の育成課題を把握しやすくなるでしょう。
結果として、オンボーディングとして新入社員向けに行っていた研修や教育体制などが、既存社員の教育に役立つケースも多いのです。
オンボーディングを実施する4つ目のメリットは、新入社員のモチベーションアップにつながることです。
オンボーディングでは、人事担当者との定期的な面談や教育担当者からのサポートを通じて、コミュニケーションが活発に行われます。この日々のやり取りを通じて、新入社員に対して期待している役割や目標を明確に伝えることができます。
自分が必要とされていると実感できることで、新入社員のモチベーションが高まり、積極的に業務へ取り組む意欲を引き出すことが期待できます。
さまざまなメリットがあるオンボーディングですが、実施するデメリットはほとんどありません。
強いて言えば、社内のリソースが必要になる点です。
具体的には、人事部内でオンボーディングを担当するスタッフを配置したり、教育担当者を確保したりする必要があります。ただし、これらのリソースはオンボーディングを行わなくても、新入社員を育成するうえで必要となるものです。
また、オンボーディングの具体的なノウハウが社内にない場合、効果を十分に感じられない可能性があります。そのような場合は、オンボーディング支援サービスを活用するなど、プロのサポートを検討することで、より効果的な取り組みが実現できるでしょう。
オンボーディングで、具体的にどのようなことをしたらよいのかわからないという方も多いでしょう。そこで、具体的なオンボーディングの例を以下で紹介します。
オンボーディングの内容は、会社全体で共通の部分だけでなく、部署ごとに異なる要素も含まれることが一般的です。例えば、営業部では取引先への挨拶回りや営業スキル向上の研修が重要ですが、経理や人事部ではそれぞれ異なる専門性に基づいた研修が必要です。
そのため、オンボーディングの内容は、全社共通の部分と部署独自の部分を明確に分け、体系的に設計することが大切です。
また、オンボーディングを実施する際には、各項目が本当に必要かどうかを定期的に見直し、適宜アップデートすることで、より効果的なプログラムに改善していくことが重要です。
オンボーディングを実施する主な流れは、以下のとおりです。
それぞれのステップごとに、詳しく見ていきましょう。
まずは、オンボーディングの目標を明確に設定しましょう。
オンボーディングの目標は「3ヵ月後には独り立ちして活躍できるようにする」というような抽象的なものではなく、具体的に決めるのがポイントです。
また、人事部視点と現場視点では目標も異なるはずなので、それぞれの部署で設定するようにしてください。
例えば、以下のような目標を設定するとよいでしょう。
視点 | 目標例 |
---|---|
配属先の部署視点 | ・営業部の場合:3ヵ月後に営業担当として新規受注1件獲得 ・企画部の場合:入社後2ヵ月以内に新規企画を1件持ち込みで提案する ・新卒社員の場合:1ヵ月以内に業務を理解し、会議で質問できるようにする |
人事部視点 | ・新入社員の1年以内の離職率を5%以下に抑える ・新入社員の入社後一年時点の従業員満足度90%以上 |
これらの目標を設定することで、新入社員の教育担当者や人事担当者が目標を「自分ごと」として捉え、主体的に取り組む姿勢を促すことができます。また、具体的な目標があると進捗を確認しやすく、オンボーディング全体の効果を高めることにもつながります。
オンボーディングの目標が決まったら、具体的な内容やスケジュールを決めましょう。
会社や業界に関する基本的な研修は入社後1週間以内に行い、ランチ会や1on1ミーティングは定期的に行うなど、あらかじめスケジュールを決めておくことで、オンボーディングがスムーズに進みます。
また、研修はある程度の人数をまとめて行うほうが効率的なので、月に何回か実施するタイミングを設け、直近で入社した社員が参加できるようにするのもよいでしょう。
オンボーディングのスケジュール例は、以下のとおりです。
時期 | 実施内容 |
---|---|
入社1週間以内 | ・社内ルールや業界・業務に関する基礎研修 ・メンターの決定 ・評価制度に関する説明会 ・目標設定面談 |
入社1ヵ月以内 | ・隔週での上司との1on1ミーティング ・メンターとのランチ会 ・チーム・課の同僚とのランチ |
入社3ヵ月以内 | ・入社後3ヵ月の目標の振り返りと目標の再設定 ・隔週での上司との1on1ミーティング ・人事面談 |
入社6ヵ月以内 | ・入社後6ヵ月の目標の振り返りと目標の再設定 ・隔週での上司との1on1ミーティング ・人事面談 ・他部署の社員とのランチ会 |
なお、オンボーディングのスケジュールは、新入社員の進捗や状況に応じて内容やペースを調整する柔軟さも欠かせません。これにより新入社員がより安心して成長できる環境を整えることができます。
オンボーディングの内容やスケジュールが決まったら、目標と合わせて配属先の上司や教育担当者に共有しましょう。
オンボーディングの企画自体は人事部が行うのが一般的ですが、日ごろからのコミュニケーションや教育は、現場の教育担当者が担うのが通常です。
そのため、人事部と教育担当者で認識がずれていたり、スケジュールが共有されていなかったりすると、新入社員によって教育の進捗に差が出てしまう可能性があります。こうした事態を避けるためにも情報共有は徹底しましょう。
また、現場の教育担当者が新人教育に慣れていない場合は、教育担当者向けの研修が必要な場合もあります。
例えば、ランチ会でどのような話題を取り上げるべきか、日常的にどのように新入社員に接するべきかなど、人事部として求めることを共有することも大切です。
オンボーディングの準備が整ったら、スケジュールに沿ってオンボーディングを実施しましょう。
なお、オンボーディングの内容やスケジュールは実施するなかで調整し、臨機応変に対応することが大切です。必要に応じて現場の教育担当者からヒアリングを行い、オンボーディングの進捗状況や新入社員の様子を確認しながら進めましょう。
さらに、オンボーディングの効果を高めるためには、実施した内容ごとに振り返りを行うことも重要です。
たとえば、以下のポイントを確認してみましょう:
これらの振り返りをもとに、オンボーディングの内容をアップデートしていくことで、次回以降の効果をさらに向上させることができます。
振り返りは人事部だけで行うのではなく、現場の担当者や新入社員のフィードバックも取り入れ、より実践的で効果的なオンボーディングになるように改善していきましょう。
ここからは、オンボーディングを成功させるためのポイントを4つ紹介します。
オンボーディングを成功させるためには、配属先の部署とのすり合わせが不可欠です。
実施する内容やスケジュールはもちろん、教育担当者に求めることや役割をしっかりとすり合わせておきましょう。
また、新入社員と人事担当者は入社前から連絡を取っているはずなので、人事部から教育担当者に新入社員の人柄や特性、趣味などを伝えるのも非常に有効です。
あらかじめ人柄や趣味などを把握していれば、その後のコミュニケーションが円滑になり、より良い関係が築けるでしょう。
オンボーディングを実施している間は、教育担当者とは別にメンターを設定することをおすすめします。
教育担当者が業務やスキル面でのサポートを行うのに対し、メンターは精神面でサポートする役割を担うのが一般的です。
部署が違ったり、年齢が少し離れていたりする先輩社員をメンターに選ぶと、良い意味で「なんでも相談できる人」として、新入社員をサポートできます。
メンターという存在がいることで、他部署とのつながりも生まれ、より広い視野を持って業務に取り組むことができるようになります。
オンボーディングを成功させるためには、新入社員の目標を段階的に設定することも大切です。
入社したての新入社員にとっては、慣れない環境で仕事をキャッチアップするだけでも大きな負担がかかります。
そのなかで、さらに大きな目標を与えてしまうと「何からしたらいいのかわからない」「自分の力が発揮できない」と感じてしまうおそれがあるでしょう。
そのため、新入社員には1ヵ月や3ヵ月ごとに小さな目標を設定し、少しずつ達成感を感じながら目標を上げていく方法が効果的です。
オンボーディングを成功に近づけるためには、教育担当者やメンターに対するフィードバックを忘れずに行うことが大切です。
現場の教育担当者やメンターはあくまでも現場社員であり、人事業務や人材育成に関する専門的な知識が十分でない場合もあります。
そのため、現場にすべての教育を任せるのではなく、オンボーディングの進捗や教育面で悩んでいることなどがないかを定期的に確認し、必要に応じて人事部からフィードバックを実施しましょう。
現場の教育担当者が成長すれば、今後の新入社員の育成にも役立つはずです。
自社にオンボーディングのノウハウがない場合は、オンボーディング支援サービスの利用も検討しましょう。
オンボーディング支援サービスでは、社員の特性を把握するアンケートツールやマネジメント・教育支援ツール、社内ルールWikiなど、さまざまな機能を利用できます。
また、専任のコンサルタントが人材育成をサポートしてくれるケースも多く、オンボーディングのノウハウがない企業でも新入社員の即戦力化や組織定着を目指すことが可能です。
オンボーディング支援サービスには「INSIDES」や「HRBrain(EX Intelligence)」など、さまざまなものがあるので、自社の採用課題に合ったものを選びましょう。
最後に、オンボーディングの成功事例を紹介します。
株式会社バンダイナムコエンターテインメントでは、新入社員の個々の強みを生かすためのオンボーディングを行っています。
具体的には、採用担当者が採用から入社後1年間の育成をサポートし、一人ひとりの強みを生かした配属や教育を行っています。これにより、入社前からの関係値を損なうことなく、スムーズな組織定着、即戦力化を実現しています。
【参考】新入社員の状態をINSIDESで「見える化」し、育成担当同士の連携を促進
「個に寄り添う育成」を会社の文化にする
パナソニック株式会社では、オンボーディングの一環としてパルスサーベイという従業員の意識調査を取り入れています。
短期間で定期的に調査を行うことで、従業員のモチベーションの低下や何に不満を感じているのかを把握し、上司やメンターに共有しています。
パナソニックは従業員が多い大企業ですが、オンボーディングを仕組化することで組織への定着につなげているといえるでしょう。
【参考】INSIDESで新人のコンディションを「見える化」し、現場のマネジメントを支援
上司と部下の有意義な対話を生む「定点観測」の仕組み
本記事では、オンボーディングの基本的な考え方から、具体的な進め方、成功のポイントまで、人事担当者の皆様が知っておくべき情報を詳しく解説しました。
近年、新入社員の早期離職は深刻な問題となっており、入社3年以内の離職率は3割を超えるというデータもあります。企業にとって、せっかく採用した人材が早期に離職してしまうことは大きな損失となります。
オンボーディングを適切に実施することで、新入社員の定着率を高めるだけでなく、早期の戦力化、組織全体の活性化にもつながります。優秀な人材が長期的に活躍することで、企業の持続的な成長を支える基盤となるでしょう。
これまで、新入社員の教育を現場任せにしていた企業の方も、ぜひこの記事を参考に、組織全体で新入社員を育成するという視点を持ってオンボーディングの導入を検討してみてください。
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