人事担当者のための「離職面談」活用ガイド｜退職者の本音を引き出し、組織改善につなげる方法とは？

「また一人、辞めてしまった…」。人事・採用担当者にとって、従業員の離職は頭の痛い問題です。離職を防ぐ手立てはなかったのか、組織に問題があったのではないか、と悩む方も多いでしょう。

その答えのヒントは、実は「離職（退職）面談」に隠されています。退職を決意した従業員だからこそ語れる、忖度のない「本音」。それを丁寧に引き出し、分析することで組織が抱える真の課題が見えてきます。離職面談は、単なる退職手続きの一部ではありません。組織改善、ひいては将来の採用成功にも繋がる重要な情報収集の場なのです。

この記事では、効果的な離職面談の準備から実施、そして得られた情報の活用法まで、人事・採用担当者が押さえるべきポイントについてご紹介します。

今日の競争の激しい人材市場において、従業員の離職防止・定着率向上は企業にとって重要な課題の一つです。優秀な人材の獲得が困難になる中で、既存の従業員がいかに長く活躍してくれるかは、企業の維持、成長に直接影響を与えます。
このような背景から、従業員が退職する際に「離職面談」を実施することが、人事・採用担当者にとってこれまで以上に重要な意味を持つようになっています。

離職面談は、単なる退職手続きの一部として捉えられがちですが、実際には、退職者の生の声を通じて、組織の課題や改善点を発見するための貴重な機会です。退職者がなぜ会社を離れるのか、その理由を把握することは、将来の離職を防ぎ、従業員エンゲージメントを高めるための第一歩となるでしょう。

離職面談を効果的に活用することで、離職の原因や組織の弱点を特定することができ、より働きやすい環境の整備が可能になります。その結果が優秀な人材の定着につながるのです。人材の確保がますます困難になる現代において、離職面談から得られる情報は、企業が持続的な成長を遂げるための方向性を示す重要な手がかりとなり得るでしょう。

離職面談の主な目的は、退職する従業員から直接、退職理由を聞き取り、その情報を組織の改善に活かすことです。しかし、その価値は単に理由を知ることに留まらず、組織にとって様々な効果とメリットをもたらします。

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効果的な離職面談を行うためには、事前の準備が不可欠です。準備を怠ると、表面的な話で終わってしまい、本質的な情報を得ることが難しくなります。
以下に、離職面談を行う前に人事・採用担当者が行うべき重要な準備について解説します。

離職面談の担当者は、退職者が安心して本音を話せる人物を選ぶことが最も重要です。
必ずしも直属の上司や人事担当者が適任とは限りません。退職者との関係性や信頼度を考慮し、同じ部署の先輩社員や、過去に所属していた部署の上司など、退職者が話しやすいと感じる相手を選定することが望ましいでしょう。直属の上司では、評価や今後のキャリアへの影響を懸念して本音を言いにくい場合もあります。人事部のメンバーなど、少し距離のある第三者的な立場の担当者の方が、客観的な意見を引き出しやすいこともあります。

離職面談のタイミングは、退職者の最終出社日に行うのが理想的です。退職手続きが完了した後であれば、退職者は職場での人間関係に配慮する必要がなくなり、より正直に話してくれる可能性が高まります。面談場所は、周囲に会話が聞こえない静かで落ち着いた個室を選びましょう。リラックスできる雰囲気を作ることで、退職者はより心を開いて話してくれるようになります。

事前に質問事項を準備しておくことで、面談をスムーズに進め、必要な情報を効率的に収集することができます。退職理由、会社に対する評価、今後のキャリアプランなど、聞きたい項目をリストアップしておきましょう。ただし、準備した質問に固執するのではなく、退職者の回答に応じて柔軟に質問を深掘りしていくことも重要です。

なお、質問例については「本音を引き出すための質問例」をご確認ください。

離職面談を行う目的と概要を事前に退職者に伝えておくことで、退職者は心構えができ、安心して面談に臨むことができます。「今後の組織改善のために、率直なご意見をお聞かせいただきたい」といったように、面談の意図を明確に伝えることが大切です。

離職面談で最も重要なのは、退職者から本音を引き出すことです。表面的な理由だけでなく、その背景にある真の理由を理解することで、組織の根本的な課題が見えてきます。
ここでは退職者との信頼関係を築き、本音を引き出すための具体的な面談の進め方について解説します。

効果的な離職面談を行うためには、どのような質問をすれば良いのでしょうか。
退職者から本音を引き出すための具体的な質問例と質問の意図をまとめましたのでご活用ください。

これらの質問例はあくまで参考として、退職者の状況や話の流れに合わせて、柔軟に質問を使い分けることが重要です。また、質問をするだけでなく、退職者の回答を注意深く聞き、さらに深掘りする質問を重ねることで、より本質的な情報を引き出すことができます。

離職面談は、必ずしも退職を阻止することが目的ではありませんが、もし会社がその従業員の残留を強く望んでおり、かつ従業員にも残留の意思がある場合には、建設的な対話を通じて、その可能性を探ることも重要です。ただし、無理な引き留めは逆効果になる可能性もあるため、慎重に進める必要があります。

離職面談は、実施して終わりではありません。面談で得られた貴重な情報を分析し、組織改善に活かすことこそが、離職面談の最大の目的と言えます。

面談の内容は詳細に記録し、人事部内で共有しましょう。退職理由や会社への意見、改善点などの情報を整理することで、組織全体の課題が見えてくることがあります。

複数の退職者の面談記録を分析し、退職理由をカテゴリごとに分類・集計します。例えば、「人間関係」「給与」「キャリアパス」「労働時間」など、共通の退職理由が複数見られる場合は、それらが組織全体の課題である可能性が高いと考えられます。

離職面談で得られた定性的な情報と、人事データなどの定量的な情報を統合して分析することで、より深い洞察を得ることができます。例えば、特定の部署や職種で離職率が高い場合、その原因を離職面談の内容から探ることができます。また、勤続年数や評価などのデータと退職理由を照らし合わせることで、離職の兆候を早期に発見できる可能性もあります。

分析結果は、経営層や関連部署にフィードバックし、組織全体の課題として共有しましょう。客観的なデータに基づいて課題を提示することで、改善に向けた具体的なアクションプランを策定しやすくなります。

分析結果に基づき、具体的な改善策を実施します。例えば、人間関係が問題であれば、チームビルディング研修の実施やコミュニケーション改善のための施策を導入する、給与が不満であれば、給与体系の見直しを行うなどが考えられます。改善策の実施後には、その効果を測定し、必要に応じて見直しを行うことも重要です。

離職面談の実施と分析は、一度きりではなく、定期的に行うことが重要です。継続的に実施し、分析結果を組織改善に活かすことで、離職率の低下や従業員エンゲージメントの向上につなげることができます。

離職面談は、常にスムーズに進むとは限りません。退職者が本音を話してくれなかったり、感情的になったりするなど、難しい状況に直面することもあります。
ここでは離職面談でよくある課題と、その対処法について解説します。

従業員の離職という避けられない現実を、組織成長の機会へと転換する。その鍵を握るのが、戦略的に活用される「離職面談」です。

本記事では、効果的な離職面談の準備から実施、本音を引き出すコミュニケーション、そして得られた情報の分析・活用法までを解説してきました。退職者の声は、時に耳の痛い内容を含むかもしれません。しかし、その率直な意見にこそ、職場環境の改善点や、従業員エンゲージメント向上のヒントが隠されています。

人事・採用担当者の皆様には、離職面談で得られた退職者の声（本音）を真摯に受け止め、具体的な離職改善案に落とし込むことが期待されます。一つ一つの離職面談を大切にし、組織改善のサイクルを回していくことで、より働きがいのある、選ばれる組織を築き上げていきましょう。