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採用事情
応募者の面接辞退は企業にとって、もっとも避けたいことの1つです。
面接辞退者が出てしまうと、人材確保のチャンスを逃すだけでなく、採用活動にかけたコストも無駄になります。
2023年における「エン・ジャパン株式会社」の調査によると、転職活動にて「選考辞退をしたことがある」と答えた求職者は、アンケート全体の61%に及びます。
エン・ジャパン株式会社「8000人に聞いた『選考辞退』の実態調査」より引用
辞退者のうち、面接前に辞退した人の割合は全体の46%。約半数に迫る転職者が、面接前に選考を辞退してしまっています。
エン・ジャパン株式会社「8000人に聞いた『選考辞退』の実態調査」より引用
本記事では、面接辞退の原因と企業に及ぼす影響を明確にした上で、効果的な防止策を5つ紹介し、企業が応募者との面接を成功裏に完了させるための具体的な方法を提案します。面接辞退を完全に防止することは難しいですが、できる限り多くの面接を行い、人材確保につなげたいものです。
目次
最初に、面接辞退が企業にもたらす悪影響のうち、代表的なケースは以下3つです。
面接辞退がいかにして様々な形で企業に影響を及ぼすか、具体的に見てみましょう。
応募者の面接辞退が多発すると、採用コストが増加してしまいます。面接辞退によって再度求人をかける必要が生じた場合、求人広告の掲載に追加コストがかかる恐れがあります。また、選考・面接までにかかった人事担当者の時間や労力も無駄になってしまいます。
応募者から面接辞退が出ても、残った人材の中から採用ができれば、問題は少なく済みます。
ですが採用する人材がいない、もしくは採用目標人数に達しない場合、企業は採用活動を続けなくてはいけません。
企業は再度募集・書類選考を行い、新たな候補者との面接日程を調整する必要があります。結果として、採用全体のスケジュールが後ろ倒しになってしまいます。
採用活動の大幅な遅延が起こると、業務に悪影響をおよぼし、既存の従業員への大きな負担になる可能性が高いです。
インターネットが発達し、SNSが日常的に使われている現代、企業への悪評はあっという間に世の中に広まってしまいます。
面接辞退の理由が、応募者の私情であれば問題ありませんが、辞退理由として以下のような内容をネットに書かれた場合、企業イメージの低下につながります。
SNSや口コミサイトに悪評を書かれてしまうと、さらに人材が集まりにくくなります。たとえ採用が滞っていたとしても、応募者への対応は丁寧に行わなくてはいけません。
応募者の面接辞退の理由として、代表的なものは以下の6つです。
まず辞退理由を明確にすることで、具体的な対策を考えることが重要です。
2024年現在、採用市場は売り手市場であり、求人数が求職者を上回っている状態です。多くの企業が限られた優秀な人材を巡って争うため、応募者にとっては複数の選択肢が存在するという状況です。
すると、すでに他社から内定をもらっている応募者の中には、残りの会社の面接を辞退する人が出てきます。
就活の際、求職者は複数企業に応募するのが基本です。そのため、面接の回数が増えるにつれて、志望順位が低い企業は辞退される可能性が高くなります。
自社の面接に参加してもらうには、採用のスピード感も重要な要素であることを認識しましょう。
2022年のイギリスメディアの調査によると、選考プロセスが長引くと、応募者の4分の3以上(78%)が離脱あるいは離脱を検討するというデータが出ています。
調査によると、求職者の4分の3以上(78%)が、採用プロセスが長期化かつ複雑化すると、離脱するか、離脱することを検討すると答えました。(和訳)
「People Management」の記事より引用
複雑な選考プロセスは、応募者のモチベーションを低下させる要因です。モチベーションの低下は、採用までの期間が短く、段階が少ない他社へ流れる可能性を高めます。
内定までのプロセスでは、いかに応募者とコミュニケーションを取り、離脱を極力防げるかがとても重要です。
インターネットの普及により、求職者は企業の評判や内部の雰囲気を口コミサイトやSNSで簡単に調べられるようになりました。
求職者の中には、応募企業の評判をインターネットで調べている人も多くいます。そこでの評判が悪いと、「労働環境が悪い企業かもしれない」という懸念を与えてしまいます。
価値観は人それぞれのため、100%良い評判で埋めることは難しいですが、少しずつでもインターネット上での評価が高まるよう、悪い点は改善に努めなくてはなりません。
採用までに複数回の面接を伴う場合、初回面接時の面接官の対応は重要です。もし面接官が横柄な態度を取ってしまうと、会社そのものに悪印象を持たれ、離脱につながります。
特に売り手市場であり、求職者が企業を選ぶ傾向が強い現在の採用市場では、注意が必要です。あくまで面接官と応募者は対等という認識で採用を進めましょう。
求職者は就活において、複数企業に応募しているのが普通です。求職者の状況によっては、他社と面接日程が被っている場合があります。
在職中の方であれば、仕事をしつつ空いた時間に面接に参加しているので、面接日程をうまく調整できないと、先に入っていた予定を優先するなどの理由で、辞退してしまうかもしれません。
特に面接回数が多い企業は、他社と日程が被りやすくなります。面接日程を柔軟に変更する措置を取るなど、企業側にも配慮が必要です。
オンラインでの応募が容易な時代になり、応募に対するハードルが低くなったため、応募者が具体的な理由や目的がないまま「なんとなく」応募するケースが増えています。
なんとなく応募は、企業にとっても厄介な理由です。応募者に明確な動機がないので、辞退率が必然的に上がります。
この場合、応募者は自社についての情報をほとんどリサーチしていません。その結果、書類を通したとしても、ドタキャンされる危険性があります。
ある程度は書類選考の段階で選定が可能ですが、売り手市場の採用ではこのような不確定要素も潜んでいるため、運が悪かったと割り切る必要性も出てきます。
ここまで紹介した面接辞退理由を参考に、企業側で考えるべき対策は以下の5つです。
選考をスムーズに進め、優秀な人材を採用するためにも、しっかりと面接辞退の対策を行いましょう。
応募者が多数いると、コミュニケーションがおろそかになりがちです。あまりに連絡がなく放置されてしまうと、応募者は不安を覚え、選考へのモチベーションが下がってしまいます。
他社へ流れてしまうのを極力防ぐためにも、以下のような対応をしっかり行いましょう。
丁寧かつ迅速に対応することで、辞退率を下げるだけなく、企業の誠実さのアピールにもつながります。
面接回数が多い、必要書類が多いなどの冗長な選考プロセスは、応募者に大きな負担をかけ、辞退率を上げる要因になります。
辞退率を下げるためには、選考プロセスの見直し・最適化が必要です。必要書類の簡易化や、面接回数の最適化を行いましょう。
特に、ある程度の歴史がある企業には、プロセス内に慣習的に行っている部分が多く見られます。不必要な部分を洗い出し、現代の求職者に合わせて改善できれば、負担の少ない選考が実現可能です。
もし、自社で改善を進めるのが難しければ、コンサルなど第三者の意見を取り入れるのも有効です。当社でも相談を受け付けていますので、ぜひ気軽にお問い合わせください。
選考プロセスの見直しに効果的なアドバイスを
「面接辞退が多発しているが、自社の選考プロセスに問題があるのだろうか…」とお悩みの方、一度、第三者に意見を求めてはいかがでしょうか?
まずはこちらから無料相談複数回の面接を伴う選考の場合、最初の面接官の印象はとても重要です。面接官の印象が悪いと、次回以降の面接を辞退される危険性があります。
特にZ世代を代表する若者は、他者の態度に敏感です。横柄な態度を取られると、著しくモチベーションが下がってしまいます。
対策として、面接官が応募者を適切に評価できるようにすることが第一です。さらに、面接時の態度や表情にも注意を払うことが必要です。応募者に対する礼儀正しい対応や、業務内容、企業文化(ビジョンや働く環境など)の説明は、応募者の企業理解を深めることにつながります。
人事は会社の将来に直接影響する、重要な部門です。時代に合わせた柔軟性を持つことが求められます。
世間における企業のイメージは、求職者への心証に直接的に関係します。企業イメージの向上に努めることで、多くの人材流入が期待でき、面接辞退の防止にもつながるでしょう。
現代では、多くの企業がYouTubeやSNSを活用し、企業文化や製品情報をアピールしています。自社に適した手段で企業を宣伝することで、イメージを底上げ可能です。
また、求職者の企業理解を深めるためにMVV(ミッション・ビジョン・バリュー)を策定するのも有効な手段です。詳しくは以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
応募者は他の予定や仕事と調整しながら面接に参加することが多く、固定された日程では参加が難しい場合があります。その結果、面接を辞退せざるを得ない状況が生じてしまいます。
企業側から面接日程を合わせるよう働きかければ、転職者の辞退率を下げられる可能性が高いです。それだけでなく、転職者への好印象にもつながります。
応募者からの面接日程の調整依頼は、できる限り柔軟に対応しましょう。面接辞退を防ぐためには、企業側の歩み寄りが必要です。
面接辞退率の増加は、企業側にとっても重大な懸念事項の1つです。面接辞退が増えてしまうと、採用コストが飛躍的に上昇し、最悪の場合、会社の経営に直接的な悪影響をおよぼします。
応募者の面接辞退を防止するためには、企業が応募者に寄り添う姿勢が重要です。丁寧かつ迅速なコミュニケーションを通して信頼関係を築くことで安心感が増し辞退率の低減につながるでしょう。
更に上記で紹介した対策を実践することが、より良い採用結果につながります。
ただし中小企業など、人材に余裕がない会社では、早急な対策が打てないのも事実です。
そのようにお悩みの人事担当者の方は、ぜひ当社までご相談ください。90年にわたって企業の採用活動をサポートしてきた当社が、これまで培ってきた専門知識とノウハウを活かし丁寧にサポートさせていただきます。
人材採用に関しての疑問・どこに相談すればいいか分からない方、
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