RPO（採用代行）とは？導入メリットや委託できる業務内容を解説

採用の効率を上げたいものの、人手や時間が足りなくて困っている企業が増える中、採用代行サービス（以下RPO）の重要性が注目されています。
ところがRPOに委託できる業務は多岐にわたるため、どのように活用すれば良いかが分からない方もいるのではないでしょうか？

そこでこの記事ではRPOについて、以下の5項目で詳しく解説します。

• RPOの概要
• RPOを利用するメリット
• RPOに委託できる業務
• RPOを導入する際のポイント
• 当社の採用事例

 RPOの導入を検討する人事・採用担当者の判断材料として役に立つ内容になりますので、最後までご覧ください。

RPO（採用代行）とは「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、企業の採用に関する業務を専門業者に外部委託するサービスを指します。
RPOに任せられる業務は多岐にわたります。採用業務のすべてはもちろんのこと、スカウトの配信代行や資料作成などの、採用活動のメインとは言えない「ノンコア業務」のみを任せることも可能です。

近年の採用形態の多様化やWeb媒体の発達により、採用活動の範囲が拡大しています。それに伴い、担当者の業務負担も計り知れないものとなっています。

そこで、RPOを活用すれば、担当者の負担を軽減しながら効率的な採用活動が可能です。
人材リソースの節約のためにも、RPOを使う企業は増えてきています。貴社においても、RPOの使い方やメリットについて理解して利用すれば、採用活動の最適化に大いに役立つでしょう。

RPOを利用するメリットは、大きく分けて以下の5つです。 

1. 自社の人的コストが削減できる
2. プロに採用を任せられる
3. 質の高い採用プロセスやノウハウが学べる
4. 効率よく短期間で人材採用できる
5. 採用コストを可視化できる

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

RPOを活用すれば、採用担当者の負担業務を軽減でき、人的コストの削減が可能です。誰でもできる作業をRPOに任せれば、採用担当者は採用の核となるコア業務のみに集中できます。

特に、以下のノンコア業務は工数が多く負担が大きいため、RPOに任せるのがおすすめです。

• 求人票の作成
• 面接日程の調整
• 合否の連絡
• 応募者の進捗管理
• 月次、週次のレポート作成 など

RPOを有効活用し、採用担当者は社員にしかできないコア業務に専念しましょう。

RPOを利用すれば、プロの豊富なノウハウや経験を活かし、質の高い採用活動が実現できます。
RPO業務を担う企業の人材は、数々の採用活動をこなしてきたスペシャリストです。常に最新の採用市場の研究を行い、最適な人材を見つけるスキルが備わっています。
そのため、自社のみで採用活動を行うよりも、RPOを利用したほうが質の高い人材を獲得できる確率が高まるでしょう。

より効果的で精度の高い採用をしたければ、RPOの利用をぜひ検討してください。

RPOは、プロの採用プロセスやノウハウを学ぶ機会としても有効活用できます。
RPO業務を担う人材は採用コンサルとしても優秀です。自社の採用に対する客観的なアドバイスやノウハウの提供をしてくれます。

RPOは導入社数を実績として公開している場合がほとんどです。質の高いノウハウを学びたければ、なるべく導入社数が多いRPOを選びましょう。

数多くの成功事例を持っているRPOならば、自社に見合った業務フローや求人票の作成方法など、多彩な情報が学べます。

もし自社が採用活動に慣れていない場合、プロセスやノウハウを学ぶ意味でも、RPOを利用するのはおすすめです。

RPO業務を担っているのは、多くの採用活動をこなしてきたプロ集団です。彼らに任せれば、短期間で効率よく人材が採用できる可能性が高まります。

RPOの利用は、企業が即戦力となる人材を求めている場合においても有効です。
例えば、RPOの専門チームが迅速に動き、ターゲットに最適なアプローチをかけることで、短期間で優れたエンジニアを複数名採用できたケースなどもあります。

加えて採用に関するノウハウの学習も行えるため、他採用担当者の成長にもつながります。企業全体の成長のためにも、RPOの利用は効果的です。

RPOを利用することで、各採用プロセスにかかる費用が明確に示されます。これにより、採用活動の各段階で、どの程度の費用がかかっているかを可視化できます。
コストを可視化し分析することで、採用コストの詳細な見直しが可能です。コストの可視化は、さらなる採用パフォーマンス向上の糧となります。

RPOに委託することで、適切な採用プロセスの取捨選択や人件費の削減など、さまざまな採用コストの最適化が容易になります。 自社単独ではコストの見直しが難しい場合は、ぜひRPOに分析を任せましょう。

RPOに委託できる業務内容を、大きく5項目に分けて解説します。 

1. 採用計画の立案
2. 母集団形成
3. 面接・選考に関する業務
4. 内定者フォロー
5. 新入社員の定着支援

企業がどのような場面でRPOを活用できるかを見ていきましょう。

RPOには採用に関するノンコア業務のみならず、採用計画の立案も依頼が可能です。RPOに採用計画の立案を依頼する場合、まず以下の内容についてヒアリングが行われます。

• 採用目標
  ・いつまでに
  ・どのような人材を
  ・どの部署で
  ・何人取るか
• 予算
• 採用フロー（募集から採用までの流れ）

 ヒアリングが完了したら、専門家からのアドバイスをもとに計画立案が行われます。自社が採用に慣れていない場合、計画立案から依頼することで、一連の流れやノウハウが学べるため有用です。

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母集団形成とは、応募者や採用候補者を集めるためのプロセスのことです。
採用プロセスの初期段階で多くの応募者を集めることができれば、企業はより多くの選択肢の中から適切な人材を選ぶことができます。

母集団形成には多くのノンコア業務の工数が発生するため、RPOによる最適化が最も有効な部分です。

母集団形成の業務一覧

• 求人の作成・掲載
• DMの作成やスカウトの配信
• 説明会の企画や実施
• 人材派遣会社への依頼や対応
• 採用広告の管理 など

 当社でもスカウトや事務代行など、母集団形成に関わる業務を代行するサービスを展開しています。「ノンコア業務に気を取られて、応募者の選考に集中できない…」という採用担当者の方は、ぜひ当社の代行サービスをご検討ください。

内藤一水社の採用事務代行とは

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採用事務代行のご案内

RPOでは、面接や選考に関する業務も委託可能です。
面接のスケジュール調整や応募者の進捗管理などは、応募者が多いと採用担当者にとって多大な負担です。このようなノンコア業務の工数をRPOで削減することで、採用担当者が応募者の見極めなど、コアな業務に集中できます。

面接・選考に関する業務一覧

• 応募者の管理
• 応募書類の管理
• 書類選考などのスクリーニング
• 面接官のトレーニング
• 面接のスケジュール調整や実施
• 面接代行
• 合否確認 など

RPOであれば、応募者への連絡も丁寧かつスムーズに行ってくれます。結果、採用担当者だけでなく応募者のストレスも軽減でき、選考辞退者を減らすことにもつながるでしょう。

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せっかく選考した内定者も、辞退されてしまっては意味がありません。RPOを通して丁寧かつ定期的なフォローアップを行うことで、内定者の入社意欲の維持が期待できます。

内定者フォローに関する業務一覧

• 内定者への定期連絡
• 書類の取得・送付
• 個別のフォローアップ
• 社員との交流イベント など

2022年のエン・ジャパン株式会社の調査によると、売り手市場の傾向が強い現在において、内定辞退の理由として最も多いものの1つが「他社の選考を通過したため」です。

引用：エン・ジャパン株式会社「『はじめての人事講座』～辞退の心理～」

このように、優秀な人材は他社との取り合いになります。内定者フォローを丁寧に行う企業であれば内定者に好印象を与えられ、優先して入社してもらえる確率が高まります。

採用活動は、内定者が入社しても終わりではありません。
新入社員は新しい職場への適応が難しいことが多く、サポートなしでは早期離職のリスクが高まります。適切な支援を行うことで、社員が早くパフォーマンスを発揮し、長く会社に貢献できるようになるでしょう。RPOには、新入社員の定着支援も依頼できます。

新入社員の定着支援の業務一覧

• 入社後のフォローアップ
• 定期的なアンケート実施や担当者へのフィードバック
• 早期退職を防ぐ対策立案 など

 新入社員の早期退職を防ぐには、企業側からの積極的なフォローアップが重要です。RPOに一部を委託し協力して行うことで、手厚いフォローが可能になるでしょう。

RPOの導入は多くの企業にとって効果的な手段ですが、成果を最大化するためにはいくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。

1. RPO（採用代行）に委託すべき業務を明確にする
2. 情報共有はしっかり行う
3. フィードバックは必ず活かす

RPO導入時に注意すべき３つのポイントについて詳しく見ていきましょう。

RPOに委託できる業務は広範囲にわたり、業者によってはすべての業務を委託できます。
ですが、自社で対応すべき業務や予算の都合を踏まえ、委託すべき業務範囲を明確にすることが重要です。
自社単体で行うには弱い工程や、業務量が多く捌くのに苦労する工程をRPOに委託すれば、自社リソースの消費を抑えて、かつ採用スピードを大幅に向上することが可能です。

例えば、応募者が多い大企業であれば、面接や選考に関する業務をRPOに委託することで、採用担当者の負担を大幅に減らせます。
どの程度をRPOに任せるかは、各RPOの無料相談でもアドバイスや提案がもらえるので、ぜひ気軽に相談してみましょう。

RPOを導入するにあたり、業者との情報共有は明確に行っておきましょう。
情報の透明性を確保することで、採用プロセスにおけるミスや誤解を減らし、迅速かつ的確な対応が可能となります。

企業のビジョンや求める人材像についても共有が必要です。
必要な人材像の認識にズレがあると、自社にとって本当に必要な人材を採用できなくなる恐れがあります。ミスマッチのリスクは、極力抑えるように努めましょう。
また、常に密な連絡を取り合っていれば、代行業者との信頼も構築できます。お互いを信頼し合っていれば、ノウハウやスキルの共有もスムーズに行えるでしょう。

企業のビジョンをMVVで策定しておけば、代行業者により具体的に伝えられます。採用活動においてもMVVは重要なので、明確なMVVがない企業の方は、ぜひ下記の記事を参考にしてください。

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代行業者からは、専門家からの生きたノウハウやアドバイスが貰えます。RPOは利用して終わりでなく、貰ったフィードバックを次回以降の採用にかならず活かしましょう。

特に選考プロセスの改善提案や応募者の離脱理由などの情報は、自社の採用力向上に役立ちます。得られた情報をもとに今後の課題の洗い出し、プロセスを見直すことで、企業が求める人材を採用する精度が高まります。

RPOの導入を通して、持続的に採用活動について改善・最適化を行うことが重要です。

採用形態の多様化や媒体の拡大による採用コストの増大は、すべての企業にとって悩みのタネです。採用コストが増えると人材リソースがかさむだけでなく、採用担当者へ大きな負担をかけてしまいます。
RPOの活用は、人事に関する工程を大幅に削減し、採用を効率化する有効な手段です。採用担当者が応募者の見極めに集中できる環境を構築することは、企業が求める理想の人材を採用できる可能性にもつながります。

RPOの導入によって得られる多くのメリットを理解できた方は、今すぐRPOの利用を検討してみましょう。具体的な導入手順についてもご紹介しましたので、それを参考にしながら、ぜひ一歩踏み出してみてください。

当社でも採用事務やスカウトに関してのご相談を受け付けています。90年にわたって企業の採用活動をサポートしてきた当社が、これまで培ってきた知識とノウハウを活かし、貴社の採用をサポートさせていただきます。